(Junior) Office-Manager (m/w/d)

Bauingenieur (w/m/d)

DEINE AUFGABEN 

• Du bist das Aushängeschild der Firma und kümmerst Dich um den optimalen persönlichen und telefonischen Erstkontakt
• Du bist Organisator(in) und Administrator(in) des Empfangsbereichs und der Telefonzentrale
• Du organisierst, verwaltest und betreust unsere Konferenz- und Besprechungsräume mit der dazugehörigen Technik und hast Freude an der Bewirtung aller unserer Stake Holder
• Du kümmerst Dich um die Postbearbeitung und unterstützt alle weiteren Bereiche des Office-Managements tatkräftig
• Du spielst eine wichtige Rolle bei der Reiseplanung sowie Reisekostenabrechnung und unsere Buchhaltung kann sich im Rechnungswesen auf Deine Unterstützung verlassen
• Du bist zuständig für wichtige Bestellungen im Einkaufsmanagement, wie beispielsweise Catering, Büro- und Verbrauchsmaterial
• Du übernimmst die Vertretung Deiner Kollegen im Office Management, bist Qualitätsmanager(in) unserer Adressdatenbank und pflegst diese mit größter Sorgfalt

DEIN PROFIL

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder hotelfachliche Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast idealerweise bereits erste Berufserfahrungen im Bereich Office Management bzw. Assistenztätigkeit und/oder Empfang sammeln können
• Du kannst hervorragende Deutschkenntnisse vorweisen und fühlst Dich auch im Englischen nicht unwohl
• Dein versierter Umgang mit MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) unterstützt Dich bei der Bearbeitung aller anfallenden Aufgaben
• Durch Dein außergewöhnliches Organisationstalent sowie Deine vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise, gelingt es Dir stets alle Problemstellungen effektiv und effizient zu bewältigen
• Du bist eine kommunikationsstarke, freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit sowie Eigeninitiative
• Dein Profil wird durch eine hohe Kundenorientierung sowie einem ausgeprägten Teamgeist abgerundet

DEINE AUFGABEN

• Du begleitest unsere Immobilienprojektentwicklungen in allen Phasen von der Projektidee bis zur Fertigstellung
• Du unterstützt insbesondere bei den Aufgaben von der Planung bis zum Realisierungsbeginn mit großer Begeisterung und verantwortest zuverlässig deren qualitäts-, budget- und termingerechte Steuerung
• Deine Expertise in den Bereichen VOB/HOAI/AHO versetzt Dich in die Lage Verträge mit Projektpartnern (Architekten, Fachplaner, etc.) mit größter Sorgfalt umzusetzen
• Du unterstützt die Ausschreibungs- und Vergabeprozesse der Realisierung (GU-Beauftragung / Einzelvergabe) samt Erstellung der relevanten Leistungsverzeichnisse und Verträge mit hoher Gewissenhaftigkeit
• Du spielst eine aktive Rolle bei der Angebots- und Rechnungsprüfung
• Du bist maßgeblich an der Weiterentwicklung von vorhandenen Musterbaubeschreibungen sowie an der Koordination von Nutzersonderwünschen beteiligt
• Du betreust die Gebäudeabnahmen sowie die Gewährleistungsphase samt Mangelmanagement mit hohem Durchsetzungsvermögen und wahrst dabei unsere Interessen
• Du treibst die kontinuierliche Weiterentwicklung und Digitalisierung von Ablauf- und Arbeitsprozessen mit Freude voran

DEIN PROFIL

• Du kannst einen guten Studienabschluss im Bereich Ingenieurwesen mit bauwirtschaftlichem Bezug oder Architektur oder eine vergleichbare Ausbildung vorweisen
• Du blickst auf mindestens 3 Jahre Erfahrungen im baupraktischen Umfeld, möglichst in der Begleitung von Baumaßnahmen, zurück
• Deine Kompetenz in der Nutzung digitaler Projektkommunikation sowie Dein versierter Umgang mit MS-Office Anwendungen unterstützen Dich bei der Bearbeitung aller anfallenden Aufgaben
• Du überzeugst uns und unsere Projektpartner durch Dein Kommunikationsgeschick, sicheres Auftreten sowie eine engagierte und selbständige Arbeitsweise
• Durch Dein lösungsorientiertes, strukturiertes sowie wirtschaftliches Denken und Handeln, gelingt es Dir stets alle Problemstellungen effektiv und effizient zu bewältigen
• Du bist mit den einschlägigen DIN-Normen und Vorschriften (BauGB, LBO, etc.) bestens vertraut
• Du kannst hervorragende Deutschkenntnisse vorweisen und fühlst Dich auch im Englischen wohl
• Dein Profil wird durch hohe Belastbarkeit, Flexibilität sowie Teamfähigkeit abgerundet